電子定款の作成手順
定款認証には登記・供託オンライン申請システムを利用します。
定款を作成、認証を行う場合、電子証明書、PDF作成ソフト、署名プラグインソフト、インターネットに接続できる環境、周辺機器などが必要になります。ここでは、電子
証明書などの準備段階から、定款作成、そして公証人役場で公証人に認証してもらうまでを、順を追って説明します。
紙で作成した定款を、公証人に公証してもらっていましたが、手続き業務の電子化の進展とともに、磁気記録で認証することができるようになりました。
※この電子定款認証は、従来の紙ベースでの定款認証に比べ、定款に貼付する印紙代４万円不要となり、株式会社設立がローコストとなります。
1. 電子証明書を準備する。
電子証明書とは…
電子証明書とは、オンライン申請をする時に使用する、身分証明書のようなものです。その電子証明書によって証明書の所有者を証明でき、電子署名を付与し、改ざんできなくすることができます。電子署名を必要とする手続をオンライン申請する場合は、事前に政府認証基盤を構成するブリッジ認証局（BCA）と相互認証された認証機関から発行される電子証明書を取得する必要があります。
使用できる電子証明書は、
- セコムパスポートｆｏｒ Ｇ－ＩＤなど
- 地方公共団体による公的個人認証サービス
などがあります。
2. 定款を作成する。
ワープロソフトで作成
定款を作成するにあたり、会社の商号、事業目的、発起人、資本金の額、組織構成などを検討します。十分に検討された内容を、ワープロソフトで作成します。定款の作成、詳細についてはこちらでご覧下さい。
また、忘れずに管轄する法務局で、類似業号の調査、事業の目的の適合性を確認しておきます。定款の内容も、公証人役場で間違いが無いか、確認を行います。
3. PDF作成ソフト・電子証明プラグインソフトの準備
PDFファイルで作成します
アドビ社のアクロバットを使用します。
定款をアドビ社のアクロバット（アクロバットリーダーでは不可）PDFファイルで作成します。アクロバットがパソコンにインストールされていることは基より、ソフトウェアのバージョンも確認して下さい（おおむねアクロバット6.0〜8.0）。
また、PDF作成ソフト、電子署名に対応したプラグインソフトも、あらかじめインストールされている必要があります。そして、行政書士が所持している電子証明書（ビジネス認証サービスタイプ1-G）、あるいはご自身でご用意された電子証明書で電子署名をし, 保存します。
4. 登記・供託オンライン申請システムでアップロード
必要なソフト・環境を整える
次に、登記・供託オンライン申請システムでインターネット経由で申請を行うわけです。その際、パソコンには、登記・供託オンライン申請システムを利用するためのソフトがインストールされていなければなりません。
登記・供託オンライン申請システム
その後、登記・供託オンライン申請システムにユーザー登録を行います。ここでIDとパスワードを取得しておきます。
すべて準備できますと、登記・供託オンライン申請システムに接続、指定の公証人役場を選んで、ファイルをアップロードします。
使用できるオペレーティングシステム（OS）
- Microsoft WindowsXP （日本語版）
- Microsoft WindowsVista（日本語版）
- Microsoft Windows７（日本語版）
※上記のOSの３２Bit版または６４Bit版
必要となるWWWブラウザ
- Microsoft Internet Explorer ７（日本語版）
- Microsoft Internet Explorer ８(日本語版）
- Microsoft Internet Explorer ９（日本語版）
5. 公証人役場へ謄本を取りに行く
電子定款保存用メディアを持参
無事、登記・供託オンライン申請システムでアップロード、申請ができ、公証役場に到達、認証完了しましたら、公証役場へ出向きます。その際、電子定款の保存用メディア（CD-R、USBメモリー等）を忘れずに持参します。このメディアに認証済みの定款の原本を保存してもらいます。また、同時に発起人の印鑑証明、認証手数料（5万円）、代理の方であれば、委任状を持参します。
公証役場で、登記の際必要となります、定款の謄本を取得しておきます。以上により、登記の準備が出来ます。
※公証の際、電子ファイルはは紙の扱いではないため、非課税となり、印紙代の負担がなくなるというわけです。、電子定款作成の環境を整えた行政書士に依頼することで、、印紙代4万円も節約できます。
